Por que a Gestão de Portfólio é importante para as estratégias organizacionais?

404
gestão de portfólio

A gestão de portfólio é muito importante em qualquer organização para evitar esforços desnecessários e desperdícios irrecuperáveis de recursos escassos.

A eficiência na gestão dos projetos é importante, pois garante a utilização adequada dos recursos. Mas infelizmente não há nada mais frustrante e que provoque tanto desperdício do que fazer com excelência um projeto desnecessário. Realizar empreendimentos que nunca deveriam ter sido executados é a forma mais comum de se jogar dinheiro fora em uma organização.

Em meu artigo “Gestão de projetos – Como descomplicar para obter melhores resultados”, eu enfatizei a importância da escolha dos projetos. Quando bem realizada, essa atividade é o primeiro passo bem dado na direção do sucesso organizacional.

Desta forma, enquanto a gestão de projetos se preocupa em realizar corretamente os projetos, a gestão de portfólio procura garantir que apenas os projetos certos sejam realizados.

A estratégia através da Gestão de portfólio

Qualquer estratégia resume um conjunto de ações que visam modificar a situação atual de uma organização para uma nova realidade. Mas a maneira de se provocar mudanças em uma organização é através de projetos.

Mas nem todo projeto é estratégico. Muitos são realizados por serem obrigatórios devido a alguma lei ou questões de segurança. Outros são executados simplesmente para manter a produtividade. Para que a gestão de portfólio seja eficaz, é preciso levar em consideração todas as necessidades, pois os recursos muitas vezes são os mesmos, e sempre limitados. É preciso acomodar todas as demandas, estratégicas, operacionais ou obrigatórias, em diferentes portfólios.

A Gestão de Portfólio e a escolha dos projetos

Vários fatores podem ser levados em conta na hora de identificar, priorizar e selecionar os projetos.

Para os projetos obrigatórios ou regulamentais, é preciso levar em conta a urgência e possíveis exposições a multas e outras sanções legais.

Os projetos operacionais perseguem a redução da exposição ao risco de perdas por paradas, queda na qualidade ou outras implicações ligadas à obsolescência ou desgaste de máquinas, equipamentos e instalações. A seleção desses projetos leva em consideração as informações técnicas sobre a manutenção dos equipamentos, o percentual de ocupação da fábrica, gargalos de produção etc.

Já os projetos estratégicos visam reposicionar a organização frente à concorrência ou mercado. A escolha passa pela avaliação de oportunidades e estudos de viabilidade que envolvem expectativas de mercado, estimativas de vendas, tendências econômicas etc. Este estudo compõe um documento chamado Business Plan ou Plano de Negócio. Cada objetivo estratégico pode demandar uma ou mais iniciativas e para cada uma pode haver várias ideias de projetos que serão avaliados pelos seus planos de negócio. Os mais aderentes com as estratégias devem ser selecionados para serem executados.

Como deve ser a escolha

A gestão de portfólio deve se basear na avaliação técnica das demandas ou ideias sugeridas. O objetivo deve ser selecionar os projetos mais alinhados com cada objetivo estratégico, visando maximizar os benefícios.

Para que haja isenção nas escolhas, livrando as decisões de preferências pessoais, duas coisas são fundamentais:

  • Processos bem definidos
  • Patrocínio da alta direção

A organização precisa entender e aceitar que a seleção dos projetos deve ser feita pelos processos e não por desejos individuais.

O Gerente de Projetos e a Gestão de Portfólio

Mesmo que apenas os projetos certos tenham sido escolhidos pela gestão de portfólio, decisões erradas podem colocar tudo a perder. Mudanças que, embora pareçam irrelevantes do ponto de vista do produto, podem comprometer a integração com outros projetos e comprometer a estratégia como um todo.

O que as organizações esperam do novo gerente de projetos é que ele consiga promover os resultados dos projetos, sem deixar de observar e garantir os resultados de negócio.

Quer saber mais sobre Gerenciamento de projetos? Não deixe de acompanhar nosso site e redes sociais. Não se esqueça também de se inscrever para o 14º Congresso de Gestão Projetos e Liderança do PMI-MG.

Texto de Paulo Mei