REUNIÕES REMOTAS MAIS PRODUTIVAS

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reuniões mais produtivas

REUNIÕES REMOTAS MAIS PRODUTIVAS – Esse artigo faz parte das divulgações do 15º Congresso de Gestão, Projetos e Liderança – Digital, do PMI-MG. Para mais informações e inscrições, acesse a página do evento (http://pmimg.org.br/15cgpl-pmimg/).

No texto abaixo, Fábio Buritis vai dar algumas dicas para que nós, Líderes, Gerentes  de  projeto e Coordenadores de equipe, possamos fazer reuniões menos maçantes.

Não se esqueça de nos dizer o que achou e, também, sugerir outros temas!

O trabalho não presencial

Os assuntos home office, trabalho em casa, equipes remotas e teletrabalho estão mais que em alta neste momento de pandemia e isolamento social causados pelo Coronavírus, a COVID-19. Recentemente, as empresas precisaram se adequar e colocar em prática algo que, pelo menos no Brasil, muitas não acreditavam que daria certo: o trabalho remoto! Mas como o líder pode tirar o melhor do trabalho, ou reuniões, remotas? Vamos descobrir juntos?

A primeira dica já foi, independente se é remoto ou presencial, a colaboração (fazer junto), compartilhamento de decisões e opiniões é uma excelente ferramenta! Então, o líder-servidor (aquele que fica disponível para o time) precisa descobrir formas de estimular sua equipe a chegar no propósito definido, seja no escritório da empresa ou no sofá da sala.

9 Dicas para ter reuniões produtivas

1) Venda sua reunião:

Um bom líder vende sua reunião, não convida! Então aprenda a valorizar esse evento! Que tal enviar um convite descontraído pelo grupo do Whatsapp ou no Teams? Faça uma arte bem legal utilizando o Canva e mande no grupo, com certeza as pessoas irão ficar interessadas por este pequeno gesto.

2) Energize suas reuniões:

Use jogos, dinâmicas e formas de deixar as reuniões mais divertidas.

3) Tome decisões rápidas:

Claro, utilize dados e métricas para tomadas de decisões, mas se a reunião foi marcada para uma determinada tomada de decisão e já é possível chegar nela, então faça. O inimigo do bom é o ótimo!

4) Faça reuniões na cozinha:

Existe melhor lugar que a cozinha da sua casa? Acho que não! Então se sua reunião tiver um ambiente/clima daquela cozinha onde todos se reúnem para conversar, convergir, divergir e ter artefatos produtivos, faça isso!

5) Recursos visuais:

Como a própria Ana Palu (facilitadora do pensamento visual) nos ensina, somos seres visuais que precisam muito de contexto e imagens para ilustrar e nos ajudar a tomar decisões. 

6)Promova Transparência: 

Para isso é necessário criar um ambiente virtual seguro para que ocorra feedbacks e debates sadios.

7) Quebre o gelo:

É super normal, em todo começo de reunião as pessoas ficam quietinhas e falam pouco! Gosto muito de fazer dinâmicas iniciais e precisam ser dinâmicas para que as pessoas consigam expressar como estão se sentindo, pois só assim elas serão mais produtivas durante a reunião ou evento on-line.

8) Encoraje conflitos:

Não estou falando de  fazer um ringue, mas um bom líder deve promover a divergência de ideias, pois, assim, a solução terá alta taxa de diversidade e o time irá realmente entregar o melhor!

9)Melhore tudo:

Kaizen na veia (filosofia ou práticas que se referem sobre a melhoria contínua dos processos), é super importante querer melhorar a cada reunião remota.

Duração da reunião

Parece bobeira, mas se você quer ter uma reunião remota eficiente, informar a duração é muito importante. O ser humano gosta de ter controle e, principalmente, previsão de duração do evento. Assim os participantes podem focar no que é mais importante e não ficar pensando “quando será que vai terminar?” ou “falta muito tempo para acabar?” ou “será  que tem muito slides ainda?”.

Recursos da plataforma

São tantas plataformas disponíveis hoje que conhecer o que elas podem te oferecer é um grande diferencial. Este domínio poderá ser usado para engajar o time durante a reunião. Então use todos os recursos da plataforma para aprimorar sua reunião.

No início da reunião informe como usar cada recurso da plataforma! 

Melhores práticas

Antes da reunião remota:

  • Teste a tecnologia (notebook, fone e afins), iluminação e conexão antecipadamente.
  • Desative notificações dos dispositivos durante a chamada.
  • Procure se conectar antes da reunião para conversar um pouco com as pessoas e verificar possíveis problemas na conexão ou ferramentas.
  • Use um headset (fone de ouvido) para melhorar o foco durante a reunião.

Durante a chamada:

  • Mute seu microfone quando não estiver falando e não se esqueça de ativar o som para falar.
  • Certifique-se de que todos tenham a oportunidade de falar.
  • Faça uma pausa para café ou para se alongar.
  • Aponte um facilitador para direcionar a reunião.
  • Preferencialmente, deixe câmera ligada.

Agora você já está pronto para fazer uma ótima reunião, e o melhor: produtiva!

Referências

– Remote: Office Not Required – David Heinemeier Hansson https://bit.ly/392GQkJ – Work Together Anywhere – Lisette Sutherland https://bit.ly/3basikw

Por Fábio Buritis