RETROSPECTIVAS EFETIVAS

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Fim de sprint chegando e você precisa fazer um rito muito importante para provocar a melhoria contínua e o amadurecimento do time, a retrospectiva. 

Com o cenário atual, causado pela pandemia do COVID-19, facilitar sua retrospectiva de forma remota pode não ser tão fácil :). É por isso que vou trazer case de como conduzir uma retrospectiva remota utilizando recursos que a deixarão dinâmica e mais efetiva. 

Primeiro, você precisa ter em mente o objetivo da retrospectiva, quais artefatos de entrada e saída são esperados e que é necessário ter um ambiente seguro, pois muitas das vezes na retrospectiva teremos assuntos complexos ou que exigirão maturidade do time.

CUIDE DAS PESSOAS

Alguns não vão gostar do que vou falar, mas se o facilitador não possuir uma formação em psicologia, não deve conduzir a retrospectiva com foco apenas em melhorar pessoas, pois muitas das vezes você irá mais atrapalhar do que ajudar. E é justamente por isso que precisamos respeitar os adultos que estão ali convidados. A sua reunião pode virar uma sala de lamentações, onde desenvolvedores passivo-agressivos ficarão expondo lamúrias e riscando post-its sem parar para lidar com alguma agressividade reprimida. Veja, não estou dizendo que pessoas não são importantes, mas que, às vezes, o facilitador precisa de um apoio profissional de Gente/RH da empresa para algo específico.

Lembre-se o Management 3.0 diz, gerencie o sistema, não as pessoas.

MÃOS À OBRA??

Vamos lá! Para esta condução criei um board 100% ONLINE que você pode copiar e usar. Ele está neste link no miro clicando aqui, onde poderá seguir os passos abaixo para condução do rito. 

Isto não é um padrão, pode ser adaptado à sua realidade, mas fique à vontade, tentei deixar o menos prescritivo possível.

Isto não é um padrão, pode ser adaptado à sua realidade, mas fique à vontade, tentei deixar o menos prescritivo possível.

1 – Dinâmica inicial.

 – A dinâmica inicial pode ser utilizada para quebrar o gelo e fazer com que o time fique mais à vontade para conversar e trazer dados valiosos para melhoria contínua. Uma sugestão que coloquei no MIRO é o FUN FACT. veja aqui como conduzir esta dinâmica, mas você pode usar qualquer outra.

2 – Por que fazemos a retro?

 – Aproveitando o clima descontraído obtido pela dinâmica do passo 1, é interessante pedir que eles preencham por que fazemos a retro. Isso trará valor ao rito, pois os motivos virão do time e é mais fácil do time comprar a ideia quando vem dele a sugestão. Neste momento, é interessante o facilitador também inserir algo que ache válido. 

3 – Avaliação da condução da sprint pelo time.

Para avaliar a condução do time precisamos trazer dados. Então é super importante que o facilitador apresente os resultados da sprint, podendo ser métricas, análise do board de estórias ou tarefas, pois isso será um artefato para a dinâmica STARFISH. Você pode utilizar outra dinâmica para coleta de feedback da condução da sprint. Veja como utilizar a STARFISH clicando aqui

Neste momento é hora de olhar para a sprint e trazer para análise as métricas, dados, problemas, impedimentos, conflitos, dificuldades, sucessos, boas práticas, cases de fortalecimento do time, pois com isto tudo você conseguirá ver o que pode ser melhorado em relação a ferramentas, processos e pessoas. 

Incentive o time a popular cada braço da STARFISH, e, se necessário o facilitador também pode incluir cards.

“Toda retrospectiva é para identificar pontos de sucesso e de melhoria. O facilitador ou time que leva apenas pontos ruins sempre terá uma péssima retrospectiva e times frustrados, não é errado comemorar e se tiver problemas não podemos minimizá-los. Trate a complexidade como complexidade.”

4- Análise dos resultados + plano de ação + kaizen.

Com a leitura de todos os cards populados e com a discussão junto com o time destes pontos, é hora de criar planos de melhoria ou ações de lembretes para provocar o kaizen. É importante neste momento que o time identifique os pontos fracos e fortes, pois só assim terão mais autonomia e auto-organização para a próxima sprint. 

Para facilitar a vida de vocês coloquei uma pergunta, que tem uma resposta não tão fácil de ser encontrada, para os problemas encontrados durante a sprint que é a seguinte – Como poderemos evitar que isso ocorra novamente? É importante identificar a causa raiz de uma não entrega da estória e gerar um plano de ação que deve conter uma descrição, ação para melhoria contínua, responsável e data limite, assim nas sprints futuras o esperado é que o time não tenha problemas de entrega para este mesmo motivo. 

E como monitorar essa evolução? Bom, é necessário gerar planos de ação ou lembretes de melhoria para que todo este conteúdo rico produzido na retrospectiva não fique perdido ali. Gerado os planos de ação, o time precisa priorizar quais irão trabalhar, pois podem ser muitos e não será possível atuar em todos, então, no início priorize entre 1 a 3 planos para atuar.

A todo momento o facilitador deve sutilmente propor ações ou atuar como um jardineiro, direcionando o time para onde crescer.

5 – Mural de feedback da retrospectiva.

Por fim, mas não menos importante, é hora do feedback da retrospectiva para validar como foi a condução, identificar melhorias e ter dicas para a próxima retrospectiva. Para isso utilize o mural de post-it aberto que está no Miro. O time deverá avaliar o rito e deixar seu feedback, não é obrigatório.  

Se preferir, o facilitador pode deixar o anonimato também utilizando um MentiMeter para ter nuvem de palavras, veja aqui um modelo! É importante fazer uma leitura rápida do feedback, e, se necessário, pedir para esclarecer caso o facilitador ou alguém tenha dúvidas. 

O facilitador deverá coletar os feedbacks e criar ações para adequar a retrospectiva quando achar pertinente.

COLINHA DE ARTEFATOS

Artefatos de entrada: resultado da sprint, métricas, dados, sucessos e  dificuldades do time.

Artefatos de saída: plano de ação ou atividades para melhoria contínua.

Ufa, muita coisa até aqui, não é? Mas tenho certeza que com estas dicas você conseguirá ter uma RETROSPECTIVA EFETIVA e lembre-se, se precisar ADAPTE ou me chame, estou a um chat de distância no meu LinkedIn