O planejamento no gerenciamento de projetos

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De acordo com o PMBOK®, o planejamento é a segunda fase a ser realizada em um gerenciamento de projetos. Porém, deve-se estar claro que essa é uma etapa contínua que deve ser realizada também durante a execução do projeto.

Grupo de processos do planejamento

É através do grupo de processos de planejamento que são definidos os componentes do plano de gerenciamento de projeto, assim como os seus documentos. Ou seja, são levantadas as necessidades do projeto, quais fases e processos serão executados e o ciclo de vida do projeto. Além de como serão realizadas as tarefas, as entregas e quais os resultados esperados.

Nessa fase, são determinados alguns pontos essenciais que geram as linhas de base do projeto, como: o que será feito (escopo), como será feito (custo) e em quanto tempo (cronograma). A partir da linha de base, o controle e o monitoramento do projeto são realizados, pois são elas que definem os parâmetros de finalização das fases do projeto.

Caso as medições não indiquem que a entrega está dentro do que foi definido no planejamento, é necessário realizar uma solicitação de mudança. E é aí que o planejamento entra novamente, pois ele deve ser refeito de acordo com a atualização do prazo, custo e escopo.

Por isso é que se diz que um projeto possui “ciclos de retroalimentações periódicas para análise adicional” ( PMBOK® 6ª edição, p. 565). A vantagem disso é a garantia de que o projeto, ou sua etapa, será entregue com sucesso, pois os requisitos foram todos cumpridos.

Planejamento bem realizado

Quando o planejamento não é elaborado corretamente, com todas as etapas e definições, as entregas ficam comprometidas e, com isso, a qualidade do projeto. Uma das consequências é o escopo mal definido, com requisitos mal elaborados e sem definições, o que acarreta em não-cumprimento do prazo e aumento do custo do projeto. 

A revisitação do planejamento, por si só, não indica falha no planejamento, uma vez que ele é a base para todas as entregas. “Dessa forma, o plano de gerenciamento de projetos é denominado elaboração progressiva, indicando que o planejamento e a documentação são atividades iterativas ou contínuas” ( PMBOK® 6ª edição, p. 565).

A falha no planejamento é uma grande preocupação para os gerentes de projeto e patrocinadores. Algumas dicas podem ser essenciais para ajudar a eliminar, ou mitigar, essa ameaça. Para tanto, indicamos um texto com sobre como diminuir os custos do retrabalho.

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Texto de Clarice Pales