Se tudo na vida é projeto, todo mundo é um gerente de projeto, então por quê as empresas deveriam gerenciar projetos? Por quê elas deveriam investir em gerenciamento de projetos? Parece um questionamento válido ao se considerar a definição de projeto. Mas quando se observa a satisfação com os projetos executados no cotidiano (uma festa surpresa que foi descoberta, uma viagem frustrante ou uma reforma que ficou mais cara), percebe-se que é preciso mais que vivenciar um projeto para fazê-lo ser um sucesso.
Claro que, primeiramente, é preciso definir o que é sucesso e também satisfação. Para isso, é necessário entender o objetivo de cada projeto e, com isso, qual o plano inicial e as expectativas para ele. Assim como saber quem são as partes afetadas e interessadas do projeto, como as informações serão repassadas a elas e qual o papel de cada membro da equipe do projeto. Isso é planejar, é gerenciar projetos.
Cada uma das questões acima corresponde a uma área do gerenciamento de projetos. Elas servem para delimitar as partes, fases, de um projeto de forma a auxiliar seu planejamento, execução, monitoramento e conclusão. Mas de maneira que os objetivos sejam alcançados dentro do prazo e custo estabelecidos. Realizar essas ações no modo determinado implica em necessidade de conhecimentos específicos. O gerente de projetos é capaz de fazer tudo isso e é por isso que gerenciar projetos é importante.
Vantagens do gerenciamento de projetos
Através do gerenciamento de projetos é possível estimar o tempo gasto em cada atividade e agir antes do projeto ser comprometido caso uma atividade atrase. Ou negociar a retirada de um item do contrato de prestação de serviços para que a estimativa de custo seja cumprida. É possível estabelecer uma comunicação mais assertiva com as partes interessadas, definindo o escopo, delimitando as restrições, identificando suas expectativas e transformando-as em requisitos.
Ou seja, o gerenciamento de projetos possibilita um planejamento mais assertivo através de uma execução monitorada das ações. O que faz com que aumentem as chances de sucesso do projeto, pois os objetivos estabelecidos serão cumpridos mais facilmente.
Outro benefício que deve ser citado é que, ao concluir um projeto atendendo ao seu propósito inicial, dentro do orçamento e do prazo, a organização aumenta seu valor de negócio. Uma vez que terá mais confiança das partes interessadas em sua capacidade de corresponder às expectativas e realizar o que foi planejado. E ainda possibilita que a empresa se mantenha competitiva no mercado, tendo menor impacto negativo com as mudanças que ocorrem no ambiente de negócios, pois será capaz de responder rapidamente às alterações do ambiente.
Por tudo isso, gerenciar projetos é uma competência estratégica que as organizações devem investir e empregar.
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Texto de Clarice Palles