Gestão de Projetos como uma ferramenta de implementação da Estratégia
Gestão estratégica de projetos – O principal desafio do século XXI não é mais formular um planejamento estratégico, mas faze-lo tornar realizado, fazer acontecer, implementar as estratégias planejadas. O papel aceita tudo que a gente queira colocar nele, mas fazer com que vire realidade é outra estória. Ferramentas para leitura do ambiente externo e interno, posicionamento no mercado, busca de vantagem competitiva, estabelecimento de metas e de indicadores, dentre outras ferramentas de planejamento estratégico já foram desmistificadas nas organizações. Porém, a implementação da estratégia estabelecida por meio dessas e outras ferramentas ainda é um desafio a ser tratado e superado nas organizações que pretendem crescer e desenvolver, não apenas para as empresas que possuem a intenção de serem líderes. Para essa gestão estratégica, que envolve desde a formulação da estratégia até sua implementação e acompanhamento, surgem os projetos e a própria gestão de projetos para proporcionar mais sucesso na concretização das estratégias corporativas.
“O papel aceita tudo que a gente queira colocar nele, mas fazer com que vire realidade é outra estória.”
Segundo o Guia de Conhecimento de Gestão de Projetos (PMBOK), difundido mundialmente com conceitos e boas práticas de gestão de projetos pelo Instituto de Gestão de Projetos (PMI), projetos são esforços temporários, com objetivo de criar um produto, serviço ou resultado único. Projetos possuem tempo determinado para criar um ambiente onde a gestão pode atuar com direcionamentos de esforços para os objetivos em concentração no prazo determinado, para que também haja controle e acompanhamento, enfim, mais gestão, para se garantir a execução dentro da duração estimada. Projetos têm relação direta com os esforços de mudança e de inovação, visto que criam um serviço, produto ou resultado único, inédito, que não foi gerado anteriormente na organização e no contexto da mesma. Por isso, devem possuir uma metodologia estruturada de gestão para planejamento, direcionamento/orientação e monitoramento da execução. Essas características o aproximam das metas e diretrizes do planejamento estratégico, que também possuem esses elementos em sua constituição.
Diferenciais das boas práticas difundidas pelo PMI
Um dos diferenciais das boas práticas difundidas pelo PMI através do PMBOK é que se trata a gestão de projetos por meio de dez áreas de conhecimento: escopo, cronograma, custo, qualidade, integração, risco, comunicação, recursos, aquisição/contratação e partes interessadas. Sendo assim, os projetos possuem mais chance de sucesso sendo articulados não apenas com um cronograma, mas com várias outras ferramentas e técnicas dessas áreas de conhecimento consideradas boas práticas. Inicialmente, o esforço é direcionado para se entender melhor a demanda estratégica, avaliando a viabilidade, entendendo o objetivo e a necessidade do negócio, buscando as premissas e restrições, estudando o escopo etc. Após esse momento, usam-se ferramentas de cada uma das áreas de conhecimento para se elaborar o plano do projeto, que depois será usado como orientação da execução e também para controle e acompanhamento do projeto, até a finalização do mesmo.
“…os projetos possuem mais chance de sucesso sendo articulados não apenas com um cronograma, mas com várias outras ferramentas e técnicas dessas áreas de conhecimento consideradas boas práticas.”
O PMI também possui boas práticas difundidas para métodos ágeis de gestão, ainda pouco conhecidos, mas que sempre vale a pena reforçar. Há o Guia Ágil do PMI, desenvolvido juntamente com Agile Alliance, que ratifica o posicionamento do PMI no reconhecimento dos métodos ágeis sendo aplicados na gestão de projetos, além da certificação ACP do PMI, para legitimar profissional certificado em métodos ágeis. Pode-se observar um pré-conceito, inclusive, em alguns profissionais ou organizações que acreditam que são mundos distintos que não se conversam, por desinformação ou até por terem no passado contato com posturas específicas de gerentes de projetos que não foram compatíveis com os valores e os princípios da agilidade. Todavia, não se pode generalizar essa questão. Particularmente, conheço muito mais profissionais de gestão de projetos no PMI que tem a atitude alinhada com métodos ágeis do que o dito método tradicional. Um profissional especialista precisaria conhecer e dominar ambos os métodos, pois dependendo do contexto um pode ser mais aderente do que o outro, ou talvez um meio termo, por meio da utilização de um método híbrido, com elementos que se complementam para se entregar valor para os stakeholders do projeto.
Reflexões da gestão de projetos em organizações
É importante também destacar que o contexto em que as organizações estão inseridas e consequentemente seu projetos faz com que o plano do projeto deva ser mais próximo de uma trilha do que um trilho, ou seja, deve ser ajustado ao longo do projeto em um processo iterativo e de melhoria contínua, levando em conta as lições aprendidas geradas durante a execução e o acompanhamento, visto que é a primeira vez que esse movimento é conduzido na organização. Em algumas culturas, percebe-se que há uma síndrome de Zeca Pagodinho – “deixa a vida me levar”. As pessoas vivem a vida com o argumento de “se Deus quiser” dará tudo certo, ou então, “vamos fazendo, depois a gente vê no que vai dar”. É uma quebra de paradigma nessas culturas a valorização do planejamento e até a antecipação (proatividade), mas é óbvia a vantagem de tal. Para se trabalhar nos riscos do projeto, por exemplo, espera-se que o time do projeto identifique de forma antecipada os problemas que possam acontecer e ajam para que não aconteçam ou que diminua os impactos do mesmo, agindo proativamente, em vez de simplesmente esperar acontecer para se ver o que pode ser feito, o que muitas vezes gera atraso, prejuízo financeiro e insatisfação dos envolvidos e interessados (stakeholders). Ou então, identificar riscos positivos como oportunidades de forma antecipada e se preparar para explorar os potenciais benefícios que poderiam ser alcançados se estivermos preparados para tal.
“…o plano do projeto deva ser mais próximo de uma trilha do que um trilho…”
Várias organizações no mundo e no Brasil, nos mais diversos setores (primeiro – governo, segundo – iniciativas privadas e terceiro setores) e segmentos (financeiro, industrial, tecnologia, saúde, construção etc.) estão usando a metodologia de gestão de projetos para conduzir as iniciativas estratégicas, tendo sucessos que firmam cada vez mais a credibilidade dessa linha de raciocínio, incluindo também práticas com método ágil de gestão de projetos ou método híbrido. A metodologia possui a flexibilidade de aplicação em contextos diferentes, trabalhando também na gestão do conhecimento, no desenvolvimento das pessoas, além do objetivo principal do desenvolvimento organizacional com conexão direta com a estratégia corporativa. Essas questões motivam as organizações que pretendem se estruturar estrategicamente usarem a projetos para tal, com o benefício de se ter uma metodologia estruturada formada de boas práticas legitimadas internacionalmente que aumentam significativamente o sucesso das iniciativas estratégicas organizacionais.
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